Le procedure aziendali sono un insieme di azioni organizzate e strutturate che permettono di perseguire un obiettivo specifico.

Il loro compito è quello di gestire tutti i flussi informativi dell’azienda in entrata e in uscita, e devono essere coerenti con il sistema aziendale, ovvero l’insieme dei flussi e delle procedure che caratterizzano l’azienda, e devono essere allineati anche con l’ambiente in cui l’azienda opera.

È fondamentale inoltre che le procedure aziendali siano pianificate: questo permette di stabilire il momento migliore per svolgere ogni singola attività e determinare quali risorse dedicare ad ognuna di esse. Quindi le procedure non definiscono semplicemente cosa fare, ma stabiliscono anche chi fa cosa, in che modo e quando. Vien da sé quindi che le procedure per essere tali debbano essere standardizzate e ripetibili.

Esse, inoltre, devono essere scritte e condivise da tutto il personale coinvolto, definiscono l’iter da seguire per ogni azione messa in atto, esattamente come quando leggiamo un libretto di istruzioni per utilizzare un nuovo elettrodomestico ad esempio, e ogni volta che vogliamo esser certi di fare le cose in modo corretto.

Le procedure aziendali sono fondamentali anche quando lavori da solo! Ti aiutano a rimanere focalizzato e a gestire il tuo lavoro con efficienza, inoltre ti permettono di lavorare in maniera strutturata già come una vera a propria azienda! In questo modo, nel momento in cui avrai bisogno di assumere personale, non avrai problemi a gestire i flussi di lavoro perché sarai già abituato ad applicare le procedure e potrai delegare le attività più facilmente, con meno fatica per te e per gli altri!

La prima cosa da fare, quindi, è definire quali procedure utilizzare in funzione di quelle che sono le attività della tua azienda, come secondo step, invece, dovrai analizzare i flussi informativi della tua attività, tenendo sotto controllo i numeri e analizzandoli per tradurli in azioni strategiche. Solo così avrai un quadro completo e ordinato della tua azienda e saprai quali sono i punti deboli da migliorare e a quel punto sarà più facile capire come farlo!

Oggi ti racconto due esperienze dirette della mia vita per farti capire come le procedure possono davvero fare la differenza.

Procedure aziendali: quali creare

La prima riguarda la gestione del mio negozio di abbigliamento, quando le cose non funzionavano ed è stato allora che ho dato un nuovo impulso alla mia vita da imprenditore e ho capito quanto fosse strategico adottare le giuste procedure. La seconda invece riguarda l’azienda di Marco che, come me, non aveva il minimo controllo dei flussi della sua azienda, che per questo riversava nel caos più totale. Ma andiamo con ordine.

Il mio negozio di abbigliamento.

Quando mi sono resa conto che tutte le attività nel mio negozio, svolte da me e dalle mie commesse, venivano fatte a intuito, ho capito che era il momento di agire e di cambiare. Spesso l’imprenditore va a intuito e si trova a commettere moltissimi errori, mentre le aziende ben strutturate hanno delle procedure ben precise da seguire e questo riduce notevolmente il rischio di commettere errori e di fare confusione.

Processo N°1: la gestione del magazzino

Nella mia azienda mi ero accorta di avere un problema ogni volta che mi arrivavano i nuovi capi di abbigliamento: quando arrivava della nuova merce in negozio, le ragazze che lavoravano per me cosa facevano? Aprivano tutte le scatole, riversavano i capi di abbigliamento sul bancone (occupandolo totalmente), spuntavano la bolla e infine posizionavano i capi nel magazzino. Naturalmente per tutto il tempo necessario a questa attività, che richiedeva circa 2-3 ore, il mio negozio era nel caos totale non solo per via di tutte la merce che invadeva il negozio ma anche perché le commesse stesse erano troppo distratte da questa attività, col rischio di trascurare la clientela che nel frattempo entrava in negozio. Inutile dirvi che in questo modo le mie vendite erano in seria difficoltà, senza contare il fatto che nel momento in cui il cliente entrava e respirava questo clima di caos totale, l’unica cosa che desiderava era uscire il prima possibile per non vivere il disagio del momento. Il cliente capiva che in quel momento non avrebbe avuto la totale attenzione del personale e non sarebbe stato seguito a dovere per quelli che erano i suoi bisogni.

Ma come in concreto ho creato delle procedure nel mio negozio per migliorare la gestione del mio personale e del magazzino?

Nel momento in cui mi sono resa conto di tutto questo, ho creato una nuova procedura: ho istruito le mie ragazze in modo tale che quando arrivavano i colli, questi venissero posizionati in uno dei camerini del negozio (soluzione di fortuna dettata da un magazzino troppo piccolo per stoccare la merce), e che venissero aperti solo in parte e tirati fuori 2-3 capi per volta che venivano regolarmente spuntati dalla bolla prima di essere messi a posto.

In questo modo cosa ho ottenuto? Prima di tutto una gestione più snella: le ragazze in questo modo potevano rimanere focalizzate sul cliente e procedere con la sistemazione della merce in modo graduale nei momenti liberi, inoltre avevo il negozio sempre in ordine e il bancone libero per servire i clienti.

Tutto questo ha azzerato il panico da caos che si creava ogni volta e le mie ragazze riuscivano a gestire tutto senza problemi e con meno stress!

Processo N°2: la gestione amministrativa

Per completare l’iter di gestione della merce ho creato un quaderno in cui venivano inserite tutte le bolle spuntate, insieme alle fatture da far vidimare dal commercialista, queste venivano poi spostate in un altro quaderno delle fatture vidimate, una volta che il commercialista me le restituiva.

In questo modo, anche qui, senza stress avevo a disposizione tutte le fatture e le bolle in ordine, raccolte tutte insieme. Avevo creato un processo standardizzato, ripetibile che oltre a facilitare il mio lavoro, riduceva al minimo la possibilità di errore!

Processo N°3: la gestione delle vendite

Un’altra procedura aziendale che ho implementato con successo nel mio negozio riguardava la gestione delle vendite. Osservando i miei clienti avevo notato che loro non entravano solo per acquistare un pantalone o una maglia, entravano nel mio negozio spinti da un bisogno, da un problema da risolvere. Nel momento in cui mettevano piede nel mio negozio e provavano un nuovo pantalone ad esempio, subito nasceva l’esigenza di abbinarlo con una maglia, una scarpa o una giacca: nasceva in loro il bisogno di creare un completo. Per questo un giorno mi sono attrezzata e ho deciso di sfruttare tutta la mia esperienza in questo campo e preparare dei completi già pronti che le mie ragazze potessero utilizzare come spunto per assistere i clienti che quando entravano avevano bisogno di completare il loro look, senza dover impazzire a cercare tutto quello di cui avevano bisogno in altri negozi. Avevo creato una procedura di vendita: per ogni capo di abbigliamento proposto, era disponibile anche un outfit completo già pronto!

Procedura N°4: gestione del personale

Nel mio negozio avevo 3 ragazze che lavoravano con me, ognuna di loro con rendimenti diversi. Tutto quello che ho fatto è stato creare delle schede di valutazione in cui potevo avere un quadro chiaro delle loro performance e valutarne i punti di forza e di debolezza. Mi sono concentrata su chi di loro vendeva meno chiedendo i motivi di tale rendimento direttamente alla ragazza coinvolta, la quale lamentava fin da subito la fascia oraria dei suoi turni, quindi non ho fatto altro che modificare gli orari di lavoro di ciascuna e inserire una percentuale sulle vendite. Questo mi ha permesso di eliminare gli elementi che mettevano in difficoltà l’anello più debole del mio team, le ho dato la possibilità così di riscattarsi e allo stesso tempo, anche chi non aveva problemi di performance, aveva un incentivo a dare sempre il massimo grazie alla percentuale sul venduto.

Come ho creato delle procedure nell’azienda di Marco

Da quando lavoro come consulente aziendale, mi capita spesso di entrare in azienda e dover strutturare da zero delle procedure che fino a quel momento non esistono. Così ho fatto con l’azienda di idraulica di Marco: quando sono entrata mi sono subito resa conto che, esattamente come nel mio negozio, regnava il caos. A partire dalle telefonate: la segretaria gestiva tutto in modo casuale, non esisteva un quaderno in cui venivano annotate le telefonate ricevute, le persone da richiamare, né un quaderno degli appuntamenti.

Oggi esistono dei software che ti permettono di gestire tutto questo, ma non sempre le aziende hanno i budget necessari da investire, o hanno delle resistenze nell’imparare l’uso di questi software.

Quindi cosa ho fatto, ho ridefinito le procedure di gestione delle telefonate e degli appuntamenti: ho creato un quaderno in cui venivano segnati i vari collaboratori per i quali venivano pianificati tutti gli appuntamenti della settimana in modo tale che ogni operaio avesse l’agenda degli appuntamenti del giorno perfettamente organizzata e sapesse già cosa fare e in che modo.

Creare delle procedure aziendali quindi permette non solo a te, ma anche ai tuoi dipendenti di gestire le attività quotidiane in modo ordinato e standardizzato. Questo ti permette di concentrarti meglio su quelle che sono le attività più strategiche per la tua azienda: non dovrai più occuparti di gestire situazioni caotiche in cui vieni subissato di problemi, anche banali, che non fanno altro che portarti via tempo prezioso che potresti occupare in modo più produttivo. Non solo! Le procedure permetteranno al tuo team di essere più indipendente nel proprio lavoro e di concentrare i meeting e gli scambi di opinioni solo su ciò che è davvero produttivo per la tua organizzazione! Credimi, le procedure fanno davvero la differenza, non importa se sei una grande o piccola azienda, vale per tutti! L’ho testato su me stessa per prima e ho ottenuto dei risultati grandiosi, semplicemente soffermandomi un minuto a guardare la mia attività e i suoi flussi per capire dove stava il problema!

Se anche tu hai bisogno migliorare le procedure della tua azienda, contattami! Sarò lieta di analizzare la tua situazione e di suggerirti il modo migliore per ottimizzarle.

Affidati a Sabina Cappellacci

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